Comment une entreprise peut-elle donner ses ordinateurs à une association ? Les étapes, les documents à obtenir, les précautions à prendre pour les données et les questions à poser avant de choisir.
Donner son matériel informatique à une association est une démarche simple, à condition de bien la préparer. Voici comment procéder, étape par étape, et ce qu'il faut vérifier avant de confier votre parc.
Une entreprise a-t-elle le droit de donner son matériel ?
Oui. Une entreprise peut librement céder gratuitement des biens qui lui appartiennent, y compris du matériel déjà amorti. Le don est même encouragé : il prolonge la vie des équipements, conformément à la priorité donnée au réemploi par le Code de l'environnement.
Deux points demandent toutefois de l'attention : la sécurité des données présentes sur les machines, et la traçabilité du don (ce qui a été donné, à qui, et ce qu'il est devenu).
Étape 1 : faire l'inventaire du matériel
Listez ce dont vous voulez vous séparer : type d'équipement, quantité, âge approximatif et état (fonctionnel, en panne, incomplet). Une liste approximative suffit pour un premier contact. L'association vous dira ce qu'elle peut reprendre. Pour savoir à quoi vous attendre, consultez notre article quel matériel peut-on donner ?.
Étape 2 : régler la question des données
C'est le point le plus important. Un simple formatage ne suffit pas : les données restent récupérables. Les supports doivent être effacés de façon sécurisée, ou détruits. Avant de choisir une association, demandez-lui :
- quelle méthode d'effacement elle applique ;
- si elle peut détruire physiquement les disques à votre demande ;
- si elle vous remet un certificat d'effacement.
Nous détaillons les obligations et les bonnes pratiques dans effacer les données avant de donner ses ordinateurs.
Étape 3 : organiser l'enlèvement
Selon les associations, vous devrez déposer le matériel ou elles viendront le chercher. Vérifiez qui assure la manutention, si l'intervention en étage est possible et s'il y a des frais. Chez Respusse, l'enlèvement est gratuit, partout en France, et notre équipe assure le chargement.
Étape 4 : obtenir les bons documents
Pour garder une trace du don et pouvoir le valoriser, demandez :
- un inventaire signé à l'enlèvement, qui liste précisément le matériel remis ;
- une attestation de don ;
- le certificat d'effacement des données ;
- si l'association y est habilitée, un reçu fiscal. Le don peut alors ouvrir droit à une réduction d'impôt au titre du mécénat en nature : faites valider le calcul par votre expert-comptable.
Étape 5 : suivre ce que devient le matériel
Un don sérieux ne s'arrête pas à l'enlèvement. Demandez à l'association comment elle vous rendra compte de l'usage du matériel. Respusse vous envoie, quelques mois après la livraison, des photos et un compte rendu indiquant quelle structure a reçu votre matériel et à quoi il sert. Nos projets terminés sont aussi publiés dans nos réalisations.
Comment choisir l'association ?
Posez-vous ces questions :
- l'association remet-elle vraiment le matériel en service, ou le revend-elle en lot ?
- a-t-elle une procédure d'effacement des données documentée ?
- que fait-elle du matériel qu'elle ne peut pas réemployer ?
- vous tiendra-t-elle informé de l'usage final ?
Chez Respusse, le matériel est testé, effacé puis redistribué à des écoles, mairies et associations, en France et au Congo. Ce qui se répare est confié à des ateliers où des jeunes apprennent le métier, et ce qui ne peut pas être réemployé part dans une filière de recyclage agréée.
Votre entreprise renouvelle son parc ? Proposez-nous votre matériel : nous vous répondons sous 72 heures.